HDSD phần mềm AI-PM Studio

Hướng dẫn sử dụng AI-PM Studio: Tổ chức dự án, quản lý công việc, phối hợp nhóm và theo dõi tiến độ theo vai trò được phân quyền.

Tổng quan

I. Hành trình sử dụng

Workflow tổng quát theo trình tự thao tác của người dùng.

1

Tạo dự án

Tạo không gian làm việc cho nhóm.

→
2

Thêm thành viên

Leader thêm người tham gia và phân vai trò.

→
3

Tạo sprint

Thiết lập chu kỳ làm việc cho dự án.

→
4

Tạo task

Tạo công việc cần thực hiện.

→
5

Tạo tài liệu chung

Tạo Wiki chung của dự án.

→
6

Cập nhật task

Bổ sung thông tin, bình luận, tệp và liên kết.

→
7

Theo dõi task

Xem task theo nhiều góc nhìn khác nhau.

→
8

Cài đặt dự án

Quản lý các thiết lập của dự án.

Lưu ý: các thao tác được thực hiện theo vai trò và quyền được phân công. Xem phần phân quyền bên dưới để biết phạm vi thao tác của từng vai trò.
Journey Step 1

II. Tạo dự án

Tạo dự án mới để bắt đầu quản lý công việc.

Ảnh 1 · Truy cập màn hình Dự án và chọn “+ Dự án mới” (Mục 1).
Ảnh 1 · Truy cập màn hình Dự án và chọn “+ Dự án mới” (Mục 1).
Ảnh 2 · Chọn tab “Trống” (Mục 2) để tạo dự án từ đầu.
Ảnh 2 · Chọn tab “Trống” (Mục 2) để tạo dự án từ đầu.
Ảnh 3 · Chọn “Từ mẫu có sẵn” (Mục 3), nhập Mã viết tắt (Mục 4), Tên (Mục 5), Mô tả (Mục 6), rồi nhấn “Tạo” (Mục 7).
Ảnh 3 · Chọn “Từ mẫu có sẵn” (Mục 3), nhập Mã viết tắt (Mục 4), Tên (Mục 5), Mô tả (Mục 6), rồi nhấn “Tạo” (Mục 7).
MụcTrường thông tinHiển thị gì?Ý nghĩa trường thông tin
1Dự án mớiNút “+ Dự án mới”.Mở biểu mẫu tạo dự án.
2TrốngTab “Trống”.Tạo dự án không dùng mẫu.
3Từ mẫu có sẵnTab chọn mẫu dự án.Tạo dự án dựa trên mẫu có sẵn.
4Mã viết tắtÔ nhập mã, ví dụ VIEC.Định danh ngắn của dự án.
5TênÔ nhập tên dự án.Tên hiển thị của dự án.
6Mô tảÔ nhập mô tả.Bổ sung mô tả cho dự án.
7TạoNút “Tạo”.Xác nhận tạo dự án.
Journey Step 2

III. Thêm thành viên vào dự án

Leader thêm thành viên và phân vai trò để xác định phạm vi thao tác của từng người.

Từ dự án, chọn khu vực thành viên (Mục 1), nhấn “Thêm thành viên” (Mục 2). Trong cửa sổ mở ra, chọn một hoặc nhiều người dùng (Mục 3), xác định vai trò (Mục 4), sau đó nhấn nút thêm thành viên (Mục 5).

Ảnh 1 · Mục 1: Chọn khu vực thành viên của dự án.
Ảnh 1 · Mục 1: Chọn khu vực thành viên của dự án.
Ảnh 2 · Mục 2: Nhấn “Thêm thành viên” trong danh sách thành viên dự án.
Ảnh 2 · Mục 2: Nhấn “Thêm thành viên” trong danh sách thành viên dự án.
Ảnh 3 · Mục 3: Chọn người dùng; Mục 4: Chọn vai trò; Mục 5: Nhấn “Thêm thành viên”.
Ảnh 3 · Mục 3: Chọn người dùng; Mục 4: Chọn vai trò; Mục 5: Nhấn “Thêm thành viên”.

Các vai trò và quyền sử dụng

Leader

  • Thêm thành viên vào dự án
  • Tạo sprint
  • Tạo task
  • Tạo tài liệu chung dự án
  • Cập nhật thông tin task
  • Cài đặt dự án

Member

  • Tạo sprint
  • Tạo task
  • Tạo tài liệu chung dự án
  • Cập nhật thông tin task

Commenter

  • Chỉ được bình luận task

Viewer

  • Chỉ được xem
Journey Step 3

IV. Tạo sprint

Thiết lập chu kỳ làm việc để nhóm quản lý task theo từng đợt.

Ảnh 1 · Truy cập khu vực Chu kỳ trong dự án.
Ảnh 1 · Truy cập khu vực Chu kỳ trong dự án.
Ảnh 2 · Tại màn hình Chu kỳ Phát Triển, nhấn “+ Tạo Sprint Mới” (Mục 2).
Ảnh 2 · Tại màn hình Chu kỳ Phát Triển, nhấn “+ Tạo Sprint Mới” (Mục 2).
Ảnh 3 · Nhập Tên Chu Kỳ (Mục 3), Ngày bắt đầu (Mục 4), Ngày Kết Thúc (Mục 5), Mô Tả Kế Hoạch (Mục 6), rồi nhấn “Tạo Chu Kỳ Mới” (Mục 7).
Ảnh 3 · Nhập Tên Chu Kỳ (Mục 3), Ngày bắt đầu (Mục 4), Ngày Kết Thúc (Mục 5), Mô Tả Kế Hoạch (Mục 6), rồi nhấn “Tạo Chu Kỳ Mới” (Mục 7).
MụcTrường thông tinHiển thị gì?Ý nghĩa trường thông tin
2Tạo Sprint MớiNút “+ Tạo Sprint Mới”.Mở biểu mẫu tạo Sprint.
3Tên Chu KỳÔ nhập tên Sprint.Đặt tên cho chu kỳ làm việc.
4Ngày bắt đầuÔ chọn ngày.Xác định ngày bắt đầu Sprint.
5Ngày Kết ThúcÔ chọn ngày.Xác định ngày kết thúc Sprint.
6Mô Tả Kế HoạchÔ nhập mô tả.Bổ sung mục tiêu hoặc kế hoạch của Sprint.
7Tạo Chu Kỳ MớiNút xác nhận.Tạo Sprint mới.
Journey Step 4

V. Tạo task

Tạo công việc và khai báo các thông tin cần thiết cho task.

Ảnh 1 · Truy cập Bảng việc (Mục 1).
Ảnh 1 · Truy cập Bảng việc (Mục 1).
Ảnh 2 · Chọn Sprint trong bộ lọc (Mục 2).
Ảnh 2 · Chọn Sprint trong bộ lọc (Mục 2).
Ảnh 3 · Nhấn “+ Tạo mới” (Mục 3) để mở biểu mẫu tạo task.
Ảnh 3 · Nhấn “+ Tạo mới” (Mục 3) để mở biểu mẫu tạo task.
Ảnh 4 · Biểu mẫu Tạo thẻ việc mới với các trường Mục 4–12.
Ảnh 4 · Biểu mẫu Tạo thẻ việc mới với các trường Mục 4–12.
MụcTrường thông tinHiển thị gì?Ý nghĩa trường thông tin
1Bảng việcMenu “Bảng việc”.Mở giao diện quản lý task dạng board.
2SprintBộ lọc Sprint.Lọc task theo Sprint.
3Tạo mớiNút “+ Tạo mới”.Mở form tạo task.
4Tiêu đềÔ nhập tiêu đề task.Đặt tên công việc.
5Trạng tháiDanh sách trạng thái.Xác định trạng thái ban đầu của task.
6Độ ưu tiênDanh sách mức ưu tiên.Xác định mức ưu tiên xử lý.
7Ngày hết hạnÔ chọn ngày.Thiết lập hạn hoàn thành.
8Chu kỳ (Sprint)Danh sách Sprint.Gắn task vào Sprint.
9Người phụ tráchDanh sách thành viên.Chọn người chịu trách nhiệm.
10Mô tả & Tiêu chí nghiệm thuTrình soạn thảo.Mô tả yêu cầu và tiêu chí hoàn thành.
11ThẻNút “+ Thêm nhãn”.Gắn nhãn cho task.
12Tạo MớiNút “+ Tạo Mới”.Xác nhận tạo task.
Journey Step 5

VI. Tạo tài liệu chung dự án

Tạo tài liệu Wiki dùng chung trong dự án.

Ảnh 1 · Truy cập Tài liệu trong dự án (Mục 1).
Ảnh 1 · Truy cập Tài liệu trong dự án (Mục 1).
Ảnh 2 · Tại màn hình Tài Liệu Dự Án, nhấn “+ Tạo Tài Liệu Mới” (Mục 2).
Ảnh 2 · Tại màn hình Tài Liệu Dự Án, nhấn “+ Tạo Tài Liệu Mới” (Mục 2).
Ảnh 3 · Nhập Đường dẫn (Mục 3), Tiêu đề tài liệu (Mục 4), soạn Markdown (Mục 5), rồi nhấn “Tạo & Chỉnh Sửa” (Mục 6).
Ảnh 3 · Nhập Đường dẫn (Mục 3), Tiêu đề tài liệu (Mục 4), soạn Markdown (Mục 5), rồi nhấn “Tạo & Chỉnh Sửa” (Mục 6).
MụcTrường thông tinHiển thị gì?Ý nghĩa trường thông tin
1Tài liệuMenu “Tài liệu”.Mở khu vực Wiki của dự án.
2Tạo Tài Liệu MớiNút “+ Tạo Tài Liệu Mới”.Mở form tạo tài liệu.
3Đường dẫnÔ nhập đường dẫn tài liệu.Định danh đường dẫn của trang Wiki.
4Tiêu đề tài liệuÔ nhập tiêu đề.Đặt tên tài liệu Wiki.
5MarkdownTrình soạn thảo Markdown.Soạn nội dung tài liệu.
6Tạo & Chỉnh SửaNút xác nhận.Tạo tài liệu mới.
Lưu ý: muốn liên kết tài liệu vào task thì trước hết phải tạo tài liệu chung Wiki của dự án.
Journey Step 6

VII. Cập nhật thông tin task

Bổ sung thông tin, bình luận, tài liệu và thao tác theo dõi cho task.

Ảnh 1 · Mở chi tiết task, xem Chi tiết khác (Mục 2) và nhập bình luận (Mục 3).
Ảnh 1 · Mở chi tiết task, xem Chi tiết khác (Mục 2) và nhập bình luận (Mục 3).
Ảnh 2 · Liên kết tài liệu (Mục 4), Tệp đính kèm (Mục 5), Theo dõi (Mục 6) và Lưu thay đổi (Mục 7).
Ảnh 2 · Liên kết tài liệu (Mục 4), Tệp đính kèm (Mục 5), Theo dõi (Mục 6) và Lưu thay đổi (Mục 7).

Mục 1 · Chọn task

Chọn thẻ task trên board để mở chi tiết task.

Mục 2 · Chi tiết khác

Mở phần thông tin bổ sung của task.

Mục 3 · Bình luận

Nhập nội dung trao đổi trong task.

Mục 4 · Liên kết tài liệu

Liên kết tài liệu Wiki đã được tạo ở phần tài liệu chung dự án.

Mục 5 · Tệp đính kèm

Thêm tệp liên quan vào task.

Mục 6 · Theo dõi

Nhấn theo dõi để nhận thông báo về task này.

Mục 7 · Lưu thay đổi

Lưu các thay đổi vừa cập nhật trên task.

Journey Step 7

VIII. Theo dõi task theo nhiều chiều khác nhau

Theo dõi tiến độ công việc theo các chế độ hiển thị khác nhau.

Ảnh 1 · Tổng quan (Mục 1).
Ảnh 1 · Tổng quan (Mục 1).
Ảnh 2 · Danh sách (Mục 2).
Ảnh 2 · Danh sách (Mục 2).
Ảnh 3 · Dòng thời gian (Mục 3).
Ảnh 3 · Dòng thời gian (Mục 3).
Ảnh 4 · Lịch (Mục 4).
Ảnh 4 · Lịch (Mục 4).

Mục 1 · Tổng quan

Xem bức tranh tổng quan của dự án.

Mục 2 · Danh sách

Xem task dưới dạng danh sách.

Mục 3 · Dòng thời gian

Xem task trên trục thời gian.

Mục 4 · Lịch

Xem task theo lịch biểu.

Journey Step 8

IX. Cài đặt dự án

Mở và sử dụng các khu vực cài đặt dự án theo các tab được đánh số trong ảnh.

Ảnh 1 · Từ menu thao tác, chọn “Cài đặt dự án” (Mục 1).
Ảnh 1 · Từ menu thao tác, chọn “Cài đặt dự án” (Mục 1).
Ảnh 2 · Tab “Chung” (Mục 2).
Ảnh 2 · Tab “Chung” (Mục 2).
Ảnh 3 · Tab “Quy trình” (Mục 3).
Ảnh 3 · Tab “Quy trình” (Mục 3).
Ảnh 4 · Tab “Phê duyệt” (Mục 4).
Ảnh 4 · Tab “Phê duyệt” (Mục 4).

Mục 1 · Cài đặt dự án

Mở khu vực cấu hình dự án.

Mục 2 · Chung

Truy cập nhóm cài đặt chung của dự án.

Mục 3 · Quy trình

Truy cập nhóm cài đặt quy trình của dự án.

Mục 4 · Phê duyệt

Truy cập nhóm cài đặt phê duyệt của dự án.